e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? 2026 Kuralları
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. GİB’in e-Arşiv Portalı, bir özel entegratör veya entegrasyonlu satış programı üzerinden kesilir. 509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği’ne göre e-Arşiv’e dâhil olmayanlar da 1 Ocak 2026’dan itibaren faturalarını tutara bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlemelidir; basit usul ve işletme hesabı esasındakiler için bu tarih 1 Ocak 2027’dir.
Son güncelleme:
e-Arşiv fatura nedir, e-Fatura’dan farkı ne?
e-Arşiv fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan ve elektronik ortamda düzenlenen faturadır. e-Fatura’dan farkı alıcıdadır: e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında GİB altyapısı üzerinden iletilir; e-Arşiv fatura ise kayıtlı olmayan firmalara ve son tüketicilere düzenlenir. İki belgenin karşılaştırmasını e-Fatura ve e-Arşiv farkı rehberinde ayrıntılı anlattık.
2026’da kimler e-Arşiv fatura düzenlemek zorunda?
Kurallar, Vergi Usul Kanunu (VUK) 509 Sıra No’lu Genel Tebliği ve bu tebliğde değişiklik yapan tebliğlerle belirlenir. Ekim 2026 itibarıyla güncel tablo şöyledir:
| Kim? | Kural | Dayanak |
|---|---|---|
| e-Fatura uygulamasına dâhil olanlar | e-Arşiv uygulamasına da dâhil olmak zorundadır | VUK 509, IV.2.4.1 |
| e-Arşiv’e dâhil olmayan mükellefler | 1 Ocak 2026’dan itibaren faturalar, tebliğdeki istisnalar dışında tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura olarak düzenlenir | VUK 509, IV.2.4.3 (573 Sıra No’lu Tebliğ ile) |
| Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasında defter tutanlar | Vergiler dâhil 3.000 TL’yi aşan faturalar 31 Aralık 2026’ya kadar e-Arşiv; 1 Ocak 2027’den itibaren tüm faturalar e-Arşiv | VUK 509, IV.2.4.3 (589 Sıra No’lu Tebliğ ile) |
| e-Fatura’ya geçiş (genel) | 2022 ve sonrası için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olanlar, izleyen yılın 7. ayı başından itibaren | VUK 509, IV.1.4 |
| e-Fatura’ya geçiş (e-ticaret) | İnternetten satış yapanlarda brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olanlar, izleyen yılın 7. ayı başından itibaren | VUK 509, IV.1.5 |
Bu tablo bir özettir; istisnalar ve sektöre özgü kurallar tebliğin güncel metninde yer alır. Kendi durumunuzu GİB’in e-Belge sitesindeki mevzuat sayfasından ve mali müşavirinizden teyit edin. e-Arşiv fatura düzenlemesi gerekirken kâğıt fatura düzenlenmesi, VUK’taki usulsüzlük cezalarına konu olabilir.
e-Arşiv fatura kesmenin üç yolu
e-Arşiv fatura düzenlemek için üç yöntem vardır. İşlem hacminiz ve mevcut programınız hangisinin uygun olduğunu belirler:
| Yöntem | Nasıl çalışır? | Kimler için uygun? |
|---|---|---|
| GİB e-Arşiv Portal | Fatura, GİB’in internet sitesindeki portalda elle düzenlenir | Az sayıda fatura kesen işletmeler |
| Özel entegratör | GİB’den izin almış bir entegratör firmanın sistemi kullanılır | Düzenli ve yüksek hacimli fatura kesenler |
| Entegrasyonlu satış programı | Satış programı faturayı entegratör üzerinden satış ekranından düzenler | Satış ile faturayı tek ekranda yapmak isteyenler |
Portal, ek bir yazılım gerektirmeyen basit bir başlangıçtır; ancak her faturayı elle yazmak gerektiği için satış sayısı arttıkça zaman alır ve programdaki satış ile fatura arasında çift giriş oluşur.
GİB e-Arşiv Portal’dan fatura kesme adımları
Portal kullanımında genel akış şöyledir:
- GİB’in e-Belge başvuru kanallarından e-Arşiv Portal kullanıcısı olarak kaydolun; başvuru ve giriş yöntemlerini ebelge.gib.gov.tr üzerinden kontrol edin.
- e-Arşiv Portal giriş ekranından kullanıcı bilgilerinizle oturum açın.
- Önce alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol edin. Kayıtlıysa e-Arşiv değil e-Fatura düzenlemeniz gerekir.
- Fatura ekranında alıcının bilgilerini, mal veya hizmet satırlarını, miktar, birim fiyat ve KDV oranını girin.
- Faturayı onaylayın; portal faturayı imzalayarak düzenler.
- Faturayı alıcının talebine göre elektronik olarak (e-posta vb.) iletin veya kâğıda basıp teslim edin.
Teslim kuralları: kâğıt mı, elektronik mi?
e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya e-Arşiv fatura, alıcının tercihine göre kâğıt olarak ya da elektronik ortamda teslim edilir. Elektronik iletildiyse ayrıca kâğıt çıktı verilmesi gerekmez. Faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika bilgisi de bulunur.
İnternet üzerinden yapılan satışlarda kural farklıdır: e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir ve faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi ile satışın yapıldığı internet adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi ve gönderiyi taşıyan firmanın bilgileri yer alır.
Süre ve tutar kuralları
Fatura düzenlerken her işletmeyi ilgilendiren iki temel kural vardır:
- 7 gün kuralı: Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren azami 7 gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır (VUK md. 231/5).
- Fatura düzenleme sınırı: 2026 yılı için tutar 12.000 TL’dir (VUK md. 232; 588 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği). Bu tutarı aşan satışlarda fatura düzenlenmesi zorunludur; tutarın altında kalan satışlarda alıcı isterse fatura düzenlenir.
- e-Arşiv raporu: e-Arşiv uygulamasına portal dışındaki yöntemlerle (özel entegratör veya kendi sistemi) dâhil olanlar, düzenledikleri faturaların raporunu GİB’in teknik kılavuzundaki sürelere göre iletir; bu iş genellikle entegratör tarafından otomatik yapılır.
Fatura düzenleme sınırı her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenebilir. Güncel tutarı her yıl başında GİB’den kontrol edin.
Satış ekranından e-Arşiv fatura kesmek
Perakende ve toptan satış yapan işletmeler için en pratik yöntem, faturanın satışı yaptığınız programdan kesilmesidir. Bu durumda ürünler, fiyatlar ve KDV oranları satıştan otomatik gelir; alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa program e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenler. Aynı satışı ayrıca portala girmeniz gerekmez.
AlbiPos’un e-Fatura ve e-Arşiv özelliğiyle fatura, satış ekranından ve cari hesap üzerinden düzenlenebilir; düzenlenen fatura müşterinin cari hesabına işlenir. Firmalara vadeli satış yapan işletmeler için bu, ekstre ile faturanın birbirini tutmasını kolaylaştırır.
Sık yapılan hatalar
e-Arşiv faturada en sık karşılaşılan sorunlar:
- Kayıtlı alıcıya e-Arşiv kesmek: Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura düzenlenmelidir; sorguyu atlamayın.
- Saat bilgisini atlamak: e-Arşiv faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika da yer almalıdır; programlar bunu otomatik ekler, elle hazırlanan belgelerde gözden kaçabilir.
- 2026 kuralını bilmemek: Kâğıt fatura alışkanlığını sürdüren işletmeler, e-Arşiv zorunluluğu kapsamına girdiklerini fark etmeyebilir.
- Satış ile faturayı ayrı yerlerde tutmak: Portalda kesilen fatura satış programına işlenmezse cari bakiye ve raporlar tutmaz.
Fatura kesmeden önce kontrol listesi
Hatalı faturanın düzeltilmesi zaman alır. Kesmeden önce şunları kontrol edin:
- Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı sorgulandı mı?
- Alıcının unvanı, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası doğru mu?
- Ürünlerin KDV oranları güncel mi?
- Teslim tarihinden itibaren 7 gün geçmedi mi?
- İnternet satışıysa gerekli ifade ve bilgiler faturada yer alıyor mu?
- Alıcı faturayı kâğıt mı, elektronik mi istiyor?
Sık sorulan sorular
2026’da kâğıt fatura kesilebilir mi?
509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği’ne göre e-Arşiv’e dâhil olmayan mükellefler de 1 Ocak 2026’dan itibaren faturalarını tutara bakılmaksızın e-Arşiv fatura olarak düzenlemelidir. Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasında defter tutanlar için 2026 sonuna kadar 3.000 TL eşiği uygulanır. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.
e-Arşiv faturayı bir program kullanmadan kesebilir miyim?
Evet. GİB’in e-Arşiv Portalı üzerinden, ek bir yazılım kurmadan fatura düzenlenebilir; bu yöntem genellikle az sayıda fatura kesen işletmeler için tercih edilir. Fatura sayısı arttıkça özel entegratör veya entegrasyonlu satış programı zaman kazandırır.
e-Arşiv fatura müşteriye nasıl verilir?
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse fatura, alıcının tercihine göre kâğıt olarak veya elektronik ortamda teslim edilir. İnternet satışlarında elektronik iletim zorunludur.
Fatura kaç gün içinde kesilmeli?
Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre aşılırsa fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
2026 yılı fatura düzenleme sınırı ne kadar?
2026 yılı için fatura düzenleme sınırı 12.000 TL’dir. Bu tutarı aşan satışlarda fatura düzenlenmesi zorunludur. Tutar her yıl güncellenebileceği için yıl başında GİB’den kontrol edin.
Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Arşiv kesebilir miyim?
Hayır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak düzenlenir. Bu nedenle fatura kesmeden önce alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Satış programından e-Arşiv fatura kesebilir miyim?
e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu olan satış programlarında evet. AlbiPos’ta fatura satış ekranından düzenlenebilir ve müşterinin cari hesabına işlenir.
Kaynaklar
Mevzuat ve tutarlar değişebilir. Kararlarınızı resmî kaynağın güncel metnine ve mali müşavirinizin görüşüne göre verin.
- Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No: 509 (2026 güncel metin) — Gelir İdaresi Başkanlığı
- Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No: 573 (RG 12.11.2024, sayı 32720) — Resmî Gazete
- Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No: 589 (RG 31.12.2025) — Resmî Gazete
- Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No: 588 (RG 31.12.2025) — Resmî Gazete
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu — Mevzuat Bilgi Sistemi
- e-Arşiv mevzuat ve teknik mimari — Gelir İdaresi Başkanlığı
- e-Arşiv Teknik Kılavuzu (Sürüm 1.18) — Gelir İdaresi Başkanlığı
- e-Arşiv Portal giriş ekranı — Gelir İdaresi Başkanlığı
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; vergi, muhasebe veya hukuk danışmanlığı yerine geçmez.