E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Programı

E-fatura mı, e-arşiv fatura mı?

Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-fatura, kayıtlı değilse (son tüketici ya da kayıtlı olmayan firma) e-arşiv fatura düzenlenir. E-fatura iki mükellef arasında elektronik ortamda iletilir; e-arşiv fatura ise alıcıya e-posta ya da çıktı olarak verilir ve bilgileri Gelir İdaresi Başkanlığı'na raporlanır.

Hangi işletmenin hangi tarihten itibaren e-fatura ve e-arşiv kullanmak zorunda olduğu, GİB'in ciro ve sektör kriterlerine göre belirlenir ve zaman içinde değişir. Güncel eşikler için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi takip etmenizi öneririz.

Kimler için?

Firmalara satış yapan toptancı, hırdavat ve nalbur, kurumlara malzeme veren kırtasiye ve fatura isteyen müşterisi olan her perakendeci için e-fatura günlük işin parçasıdır. Ciro eşiğini geçen marketler için e-arşiv fatura zorunluluğu da gündemdedir.

Fatura verisi nereden gelir?

Bir faturayı doğru kesmek için üç bilgi gerekir: alıcı, ürünler ve vergiler. AlbiPos'ta alıcının unvanı, adresi, vergi dairesi, vergi numarası ya da TC kimlik numarası cari kartta tutulur. Ürünün KDV oranı ürün kartında, paket ve koli için ayrı ayrı tanımlanabilir. Satış kaydı da ürünleri, miktarları ve tutarları içerir.

Bu bilgilerin tek sistemde olması, aynı satışın bir kez kasaya, bir kez ayrı bir fatura programına girilmesinden doğan tutarsızlıkları azaltır.

Alış faturaları ve KDV raporu

Tedarikçiden gelen faturalar, satır satır KDV oranlarıyla birlikte girilir: 1) Tedarikçi seçilir. 2) Fatura kalemleri elle ya da Excel'den aktarılır; barkod ya da adla eşleşmeyen satırlar yeni ürün olarak açılır. 3) Fatura kaydedilir; stok artar, tedarikçi carisine borç işlenir, SKT girilen satırlar parti olarak kaydedilir. 4) Faturasız alımlar ayrıca işaretlenir ve raporlarda ayrışır.

Alış faturaları raporu dönem içindeki tüm alışları, KDV raporu ise satış ve alışlardaki KDV dağılımını gösterir. Bu raporları Excel'e aktarıp mali müşavirinizle paylaşabilirsiniz.

E-fatura için gerekenler

E-fatura ve e-arşiv kullanmaya başlamadan önce şunlar hazır olmalıdır:

• GİB e-fatura sistemine kayıt (zorunlu ya da gönüllü)
• Şahıs işletmesi için e-imza, şirket için mali mühür
• GİB’in tanımladığı gönderim yöntemlerinden birinin seçilmesi (GİB portalı ya da özel entegratör)
• Müşteri kartlarında doğru vergi ve adres bilgisi
• Ürün kartlarında doğru KDV oranları

Kurulum ve sınırlar

E-fatura ve e-arşiv yapınız, AlbiPos kurulumu sırasında ekibimizle birlikte işletmenizin kayıt durumuna göre netleştirilir. AlbiPos resmî muhasebe programı değildir: yevmiye defteri, beyanname ve e-defter işlemleri mali müşavirinizin sorumluluğundadır. Online ödeme ya da sanal POS ile tahsilat da sunulmaz.

Kasada e-arşiv mi, yazar kasa fişi mi?

Perakende satışta son tüketiciye çoğunlukla yazar kasa (ÖKC) fişi verilir; müşteri fatura isterse e-arşiv fatura düzenlenir. Firmaya yapılan satışta ise alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesilir. Hangi belgenin hangi durumda zorunlu olduğu mevzuata ve işletmenizin kayıt durumuna bağlıdır.

AlbiPos'ta uyumlu yazar kasa entegrasyonu kasadaki fiş akışını, cari kartlardaki vergi bilgileri ise firma satışlarını destekler. İki akışın nasıl birlikte kurulacağını kurulum sırasında birlikte planlarız.

Fatura öncesi veri kalitesi kontrol listesi

E-belgeye geçmeden önce kayıtlarınızı şu açılardan gözden geçirin:

• Firmaların vergi numarası ve vergi dairesi eksiksiz mi?
• Şahıs müşterilerde TC kimlik numarası gerekiyorsa girilmiş mi?
• Ürünlerde, paket ve koli birimleri dahil, KDV oranları doğru mu?
• Faturasız alımlar ayrıca işaretlenmiş mi?
• KDV raporu ile mali müşavirinizin kayıtları dönem sonunda tutuyor mu?