Kırtasiye Programı: Barkodlu Satış ve Stok Takibi

Kırtasiyenin zorluğu: çok kalem, küçük tutar

Bir kırtasiyede kalem, silgi, defter, dosya, boya, oyuncak ve kitap dahil binlerce kalem bulunur; tek satış tutarı küçüktür ama adet çoktur. Okul açılışında birkaç hafta boyunca kasa kuyruğu uzar, yıl boyunca ise binlerce küçük ürünün hangisinin bittiğini takip etmek zorlaşır. Kırtasiye satış programı bu iki dönemin ihtiyacını birlikte karşılamalıdır.

Barkod, etiket ve hızlı kasa

Defter ve kitapların çoğunda barkod vardır; kitaplardaki ISBN barkodu da standart EAN-13 olduğu için diğer ürünler gibi okutulur. Barkodsuz kalem, silgi ya da ithal küçük ürünler için AlbiPos çakışmayan EAN-13 barkod üretir; etiketleri termal yazıcıdan ya da A4 sayfaya dizerek normal yazıcıdan basarsınız.

Fotokopi, çıktı, ciltleme ve laminasyon gibi hizmetler favori kutucuk olarak tanımlanır; adet girilip tek dokunuşla satılır. Tutarı değişken bir iş için muhtelif ürünle serbest tutar girilir.

Okul seti nasıl satılır? Adım adım

1) “1. sınıf seti” adında set (combo) ürün açılır. 2) İçindeki defter, kalem, silgi, boya gibi ürünler ve adetleri reçete olarak girilir. 3) Sete bir barkod ve fiyat verilir, etiketi basılır. 4) Kasada set okutulduğunda tek satır olarak satılır, bileşenlerin her biri stoktan ayrı ayrı düşer. 5) Raporlarda setin satışı ve bileşenlerin stok durumu görünür.

Velilerden okul listesine göre sipariş toplamak isterseniz ürünleri online katalogda yayınlayabilirsiniz; veli sepetini oluşturup WhatsApp ya da web üzerinden gönderir, sipariş size düşer ve stok ayrılır.

Okullara ve kurumlara satış

Okul, kurum ve şirketlere kırtasiye malzemesi verirken satış çoğunlukla vadelidir. Her kurum için cari kart açılır, vergi bilgileri girilir; satışlar borca yazılır, tahsilat geldiğinde düşülür, ay sonunda ekstre PDF ya da Excel olarak gönderilir. Kurumun fatura talebi için e-fatura ve e-arşiv yapınızı kurulumda birlikte netleştiririz.

Okul ve kurum siparişlerinde aynı ürün çoğu zaman koli ya da paket hâlinde verilir; ürün kartında paket ve koli barkodu tanımlıysa toplu satış da tek okutmayla yapılır ve stok adet cinsinden doğru düşer.

Sezon ve stok yönetimi

Okul dönemi öncesi ve sonrası için şu araçlar işe yarar:

• Kritik stok listesi: sezon öncesi eksikleri görme
• Ürün satış raporu: geçen sezon en çok satanlar
• Tarih aralıklı kampanya fiyatı ve kampanya afişi
• Excel ile yeni sezon ürünlerini toplu yükleme
• Telefon kamerasıyla reyonda hızlı sayım

Donanım ve kurulum

Kırtasiye için tipik düzen: Windows bilgisayar, barkod okuyucu, fiş yazıcı ve etiket yazıcı. Uyumlu yazar kasa bağlanabilir. Okul açılışında ikinci kasa gerekiyorsa tablet ya da telefon tarayıcıdan ek satış noktası olarak kullanılır. Ürünleriniz Excel'den aktarılır, kurulum genellikle aynı gün tamamlanır.

Okul açılışına hazırlık takvimi

Ağustos başında geçen yılın ürün satış raporundan okul döneminde en çok satan ürünler çıkarılır ve kritik stok seviyeleri yükseltilir. Yeni sezon ürünleri Excel ile toplu yüklenir, barkodsuz olanlara barkod üretilip etiketleri basılır. Sınıf bazında okul setleri set ürün olarak tanımlanır.

Okulların açılmasından bir hafta önce kampanya fiyatları tarih aralığıyla girilir, kampanya afişleri basılır ve ürünler online katalogda yayınlanır. Yoğun haftalarda tablet ikinci kasa olarak açılır. Sezon bitince ürün satış raporu ve stok raporu karşılaştırılarak fazla kalan ürünler belirlenir.

Kırtasiye stok takibinde ipuçları

Küçük ve çok çeşitli ürünlerde stok doğruluğunu korumak için:

• Tek tek satılan ürünler ile paket satılan ürünleri ayrı barkodla tanımlayın
• Renk ve çeşit farkı olan ürünleri ihtiyaca göre ayrı ürün açın
• Sık kaybolan küçük ürünlerde aylık hızlı sayım yapın
• Hizmet satışlarını (fotokopi, çıktı) ayrı kategoride toplayın
• Bozulan ya da kırılan ürünü zayi olarak düşün