Cari Takip Programı: Müşteri ve Tedarikçi Hesapları

Cari takip programı nedir?

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin kaydıdır. Cari takip programı bu kayıtları tarihli hareketler hâlinde tutar ve her an güncel bakiyeyi gösterir. AlbiPos'ta cari, satış ve alış ekranlarıyla aynı yerde çalıştığı için ayrı bir deftere ya da tabloya tekrar yazmak gerekmez.

Müşteri cariler ile tedarikçi cariler birbirinden ayrı tutulur. Böylece “bize kim ne kadar borçlu” ve “biz kime ne kadar borçluyuz” soruları karışmadan, kendi ekranlarında cevaplanır.

Kimler için?

Mahallede veresiye çalışan bakkal ve market, ustalara vadeli satan hırdavat ve nalbur, işletmelere koli bazında mal veren toptancı, kurumlara satış yapan kırtasiye ve fırın cari takibine ihtiyaç duyar. Tedarikçi tarafı ise mal aldığı her işletme için geçerlidir: hangi faturanın ne zaman ödeneceği nakit planının temelidir.

Müşteri carisi nasıl işler?

1) Müşteri kartı açılır: unvan, telefon, adres, vergi ya da TC numarası, risk limiti ve vade bilgisi girilir. 2) Kasada ödeme tipi Cari seçilip müşteri belirlenir; satış tutarı borca yazılır. 3) Müşteri ödeme yaptığında Tahsilat düğmesiyle nakit, kart ya da EFT olarak kaydedilir ve bakiye düşer. 4) Vadesi geçen hesaplar Gecikmiş süzgecinde toplanır. 5) Ay sonunda ekstreyi PDF ya da Excel olarak müşteriye iletir, isterseniz toplu SMS ile bakiye hatırlatırsınız.

Risk limiti tanımlı müşteride limit aşılacaksa kasada uyarı çıkar; ayara göre satış durdurulabilir. Bu kontrol masaüstü uygulamasında çevrimdışıyken de çalışır.

Tedarikçi carisi ve ödeme planı

Tedarikçiden gelen alış faturası, kalemleriyle birlikte girilir; stok artar, tedarikçiye borç yazılır. Fatura kalemleri Excel'den de aktarılabilir; eşleşmeyen ürünler yeni ürün olarak açılır. Faturasız alımlar ayrıca işaretlenir.

Ödemeler nakit, kart, EFT ya da çek olarak kaydedilir. Tedarikçi planlama panosunda ziyaret ve ödeme günlerini haftalık olarak görür, tedarikçi ekstresini PDF veya Excel alırsınız.

• Alış faturaları raporu ve KDV raporu
• Tedarikçi bazlı bakiye ve hareket geçmişi
• Tekrarlayan ziyaret ve ödeme planı

Ön muhasebe sınırları

AlbiPos cari, gider, alış-satış ve KDV raporlarıyla ön muhasebe ihtiyacını karşılar; resmî defter tutma, beyanname ve bilanço hazırlama mali müşavirinizin işidir. Raporları Excel ya da PDF olarak dışa aktarıp muhasebecinizle paylaşabilirsiniz.

Cari takipte örnek senaryo: usta hesabı

Bir nalbur, Ahmet Usta'ya ay boyunca on iki kez malzeme verir. Her satışta Cari seçilir, tutar ustanın borcuna yazılır; usta ayın 15'inde nakit, ay sonunda EFT ile ödeme yapar ve her ödeme Tahsilat ile girilir. Ay sonunda ekstre alındığında on iki satış, iki tahsilat ve kalan bakiye tarih sırasıyla görünür.

Usta vadesini geçirdiğinde Gecikmiş süzgecinde çıkar. İşletme sahibi toplu SMS ile {AdSoyad}, {Bakiye} ve {VadeTarihi} alanlarını içeren bir hatırlatma gönderir; şablondaki alanlar her müşteri için kendi bilgisiyle doldurulur. Bakiyesi sıfır olan müşterilere SMS gönderilmez.

Raporlarla cari yönetimi

Cari hesapları tek tek açmadan genel tabloyu görmek için şu raporlar kullanılır:

• Analitik ekranında borcu en yüksek müşteriler ve en çok borçlu olduğunuz tedarikçiler
• Tedarikçi bazında alım ve ödeme grafiği
• Tahsilat yöntemine göre ciro payı
• Yapay zekâ asistanına “Borcu en yüksek müşteriler kim?” sorusu
• Gider raporu ve gider dağılımı

Kâğıt ve tablodan geçerken dikkat edilecekler

Cari hesapları defterden ya da tablodan AlbiPos'a taşırken her müşteri ve tedarikçi için güncel bakiyeyi açılış bakiyesi olarak girin; geçmiş hareketleri tek tek aktarmanız gerekmez. Telefon numaralarını doğru biçimde yazmak, ileride toplu SMS ve aramada işinizi kolaylaştırır.

Geçişten sonraki ilk ay, ay sonu ekstrelerini birkaç müşteriyle karşılaştırarak kontrol edin. Bakiyeler tuttuğunda eski kayıtları yalnızca arşiv olarak saklamanız yeterlidir.