Stok Takip Programı: Barkodlu, Çok Depolu ve Sayımlı

Stok takip programı ne işe yarar?

Stok takip programı, elinizde hangi üründen ne kadar olduğunu her an doğru gösteren yazılımdır. Doğruluğun sırrı, stoğun ayrı bir tabloda değil satışla aynı yerde tutulmasıdır. AlbiPos'ta barkod okutulduğunda stok düşer, tedarikçiden alış faturası girildiğinde artar, iade alındığında geri eklenir, bozulan ürün zayi olarak çıkarılır.

Bu sayede “raftaki sayı ile programdaki sayı tutmuyor” sorunu büyük ölçüde azalır ve sayım günleri bir krize dönüşmez. Fark çıktığında da hangi hareketten kaynaklandığı ürün geçmişinde görülür.

Kimler kullanır?

Binlerce kalemi olan market, hırdavat ve kırtasiye; koli ile alıp adetle satan bakkal ve toptancı; son kullanma tarihi kritik olan şarküteri ve kuruyemişçi; birden fazla şubesi ya da arka deposu olan her işletme stok takibine ihtiyaç duyar. Tek kasalı küçük bir dükkân da çoklu depo ekranlarını görmeden yalnızca basit stok listesiyle çalışabilir.

Stok nasıl güncel kalır? Adım adım

1) Ürünlerinizi Excel şablonuyla ya da tek tek tanımlarsınız; barkod, kategori, alış ve satış fiyatı, KDV, birim, depo ve başlangıç stoğu tek seferde yüklenir. 2) Tedarikçiden mal geldiğinde alış faturası girersiniz; stok artar, tedarikçinin carisine borç yazılır, SKT girilirse parti kaydı oluşur. 3) Kasada her satış stoğu düşer. 4) Bozulan, kırılan ya da tarihi geçen ürün zayi olarak işlenir. 5) Stok raporunda kritik seviyenin altına inen ve tükenen ürünleri görüp sipariş verirsiniz.

Koli ile alıp adetle sattığınız ürünlerde ürün kartına paket içi ve koli içi adet girilir. Koli barkodu okutulduğunda stoktan doğru adet düşer.

Çoklu depo, transfer ve sayım

Mağaza, arka depo ve şube depolarını ayrı tanımlayıp her birinin stoğunu ayrı izlersiniz. Depolar arası transfer, gönderen depodan düşer ve alıcı taraf kabul ettiğinde stoğa girer; stok eksiye düşürülerek transfer yapılamaz. Merkezden birden fazla şubeye tek işlemde mal dağıtımı da yapılabilir.

Sayım için depo seçilir, sayılan miktarlar girilir ve program sistemdeki miktarla farkı gösterir. Telefon tarayıcısındaki hızlı sayım ekranında barkodu kamerayla okutarak reyonda sayım yapabilirsiniz. Sayım geçmişi saklanır.

Kritik stok, SKT ve zayi

Stok yalnızca miktar değildir; ne zaman biteceği ve bozulup bozulmayacağı da önemlidir:

• Kritik stok: her ürün için alt seviye tanımlanır, altına inen ürün raporda öne çıkar
• Son kullanma (SKT) raporu: tarihi yaklaşan partiler ve hangi tedarikçiden geldikleri
• Zayi raporu: fire, bozulma ve kırılma kayıpları ile maliyeti
• Depo stok raporu: her deponun miktarı ve stok değeri
• Ürün geçmişi: bir ürünün tüm giriş-çıkış hareketleri

Neleri yapmaz?

AlbiPos bir üretim planlama (MRP) ya da adres bazlı depo yönetim (WMS) yazılımı değildir; raf-göz adresleme, forklift görev yönetimi veya otomatik satın alma siparişi oluşturmaz. Beden-renk gibi varyant matrisi de yoktur; her varyant kendi barkoduyla ayrı ürün kartı olarak tanımlanır.

Örnek: bir marketin haftalık stok düzeni

Pazartesi sabahı stok raporunda kritik seviyenin altındaki ürünler listelenir ve tedarikçi bazında sipariş hazırlanır. Kasada fark edilen eksikler hafta boyunca eksikler listesine eklenir. Mal geldiğinde alış faturası girilir; SKT'li ürünler parti olarak kaydedilir.

Hafta ortasında SKT raporu tarihi yaklaşan partileri gösterir; bu ürünler kampanyaya alınır ya da tedarikçiye iade edilir. Cuma akşamı yüksek değerli ve çok satan ürünlerde telefonla hızlı sayım yapılır, çıkan farklar sayım geçmişine kaydedilir. Ay sonunda depo stok raporundan stok değeri alınır ve mali müşavirle paylaşılır.

Stok takibinde sık yapılan hatalar

Program ne kadar iyi olursa olsun, şu alışkanlıklar stoğu bozar:

• Tedarikçiden gelen malı alış faturası girmeden rafa koymak
• Bozulan ya da kırılan ürünü zayi olarak düşmeden atmak
• Koli içi adedi ürün kartına yanlış girmek
• Barkodsuz ürünü her seferinde farklı bir kutucuktan satmak
• Sayımı yılda bir kez yapıp aradaki farkları biriktirmek