E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark

e-Fatura nedir?

e-Fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standartta elektronik olarak düzenlenen faturadır. Yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır: fatura, GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine iletilir ve alıcı faturayı kendi sisteminde görür. Kâğıda basılıp elden teslim edilmez.

e-Fatura uygulamasına geçen mükellef, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılarına düzenleyeceği faturaları, tebliğdeki istisnalar dışında e-Fatura olarak düzenler; faturayı elektronik ortamda düzenler, iletir ve saklar. Bu nedenle firmalara düzenli satış yapan işletmeler için e-Fatura, faturalama sürecinin merkezindedir.

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Perakende satışta son tüketiciye kesilen faturaların büyük kısmı e-Arşiv faturadır. Alıcının talebine göre elektronik ortamda (örneğin e-posta ile) iletilir veya kâğıda basılarak teslim edilir; elektronik iletildiyse ayrıca kâğıt çıktı gerekmez. Belgede düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika bilgisi de yer alır.

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir ve faturada satışın internetten yapıldığı belirtilir. Kesim adımlarını e-Arşiv fatura nasıl kesilir rehberinde anlattık.

Hangi durumda hangisi kesilir?

Karar tek bir soruya bağlıdır: Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı mı? Fatura keserken izlenecek sıra şöyledir:

1. Alıcının vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarasıyla e-Fatura kayıtlı kullanıcı sorgusu yapın.
2. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura düzenleyin; fatura GİB üzerinden alıcının sistemine gider.
3. Alıcı kayıtlı değilse (son tüketici veya kayıtlı olmayan firma) e-Arşiv fatura düzenleyin.
4. e-Arşiv faturayı alıcının tercihine göre elektronik olarak iletin veya kâğıda basıp teslim edin.

Satış programınız bu sorguyu otomatik yapıyorsa yanlış belge türü kesme riski ortadan kalkar. Kayıtlı bir mükellefe yanlışlıkla e-Arşiv fatura kesmek, belgenin düzeltilmesini gerektirir.

Karşılaştırma tablosu

İki belgenin temel farkları:

Kimler e-Fatura ve e-Arşiv kullanmak zorunda?

Zorunluluklar, 509 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve bu tebliği değiştiren tebliğlerle belirlenir. Ekim 2026 itibarıyla temel kurallar şunlardır:

• e-Fatura (genel): 2022 ve sonraki hesap dönemleri için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçer.
• e-Fatura (e-ticaret): İnternet üzerinden satış yapanlarda bu eşik 500 bin TL’dir.
• e-Arşiv: e-Fatura uygulamasına dâhil olan herkes e-Arşiv uygulamasına da dâhil olmak zorundadır.
• e-Arşiv’e dâhil olmayanlar: 1 Ocak 2026’dan itibaren faturalarını, tebliğdeki istisnalar dışında tutara bakılmaksızın e-Arşiv fatura olarak düzenler. Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasında defter tutanlar için 2026 sonuna kadar vergiler dâhil 3.000 TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenir; 1 Ocak 2027’den itibaren tümü.

Sektöre özgü zorunluluklar (örneğin belirli faaliyet kollarına yönelik geçiş kuralları) ve istisnalar tebliğin güncel metninde yer alır. Kendi durumunuzu GİB’in e-Belge sitesinden ve mali müşavirinizden teyit edin. Zorunlu olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak e-Fatura sistemine geçebilir.

Örnek senaryolar: hangi belge düzenlenir?

Aşağıdaki tablo, perakende ve toptan satışta sık karşılaşılan durumlar için genel yönelimi gösterir. Belge yükümlülüğü işletmenin mükellefiyet durumuna göre değişebileceği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.

Sık yapılan hatalar

Fatura türü seçiminde ve iletiminde en sık karşılaşılan hatalar:

• Sorgu yapmadan fatura kesmek: Alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı kontrol edilmeden kesilen fatura yanlış türde olabilir.
• Eski listeye güvenmek: Müşteriniz geçen yıl kayıtlı değilken bu yıl e-Fatura’ya geçmiş olabilir; sorguyu her faturada tekrarlayın.
• 7 günü kaçırmak: Fatura, teslimden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir.
• İnternet satışında kâğıt teslim: İnternet satışlarında e-Arşiv fatura elektronik ortamda iletilmelidir.
• Unvan ve vergi numarası hatası: Cari kartta eski unvan veya eksik vergi kimlik numarası kalmışsa fatura hatalı düzenlenir; kartları yılda en az bir kez güncelleyin.

Fatura için müşteri kartında hangi bilgiler olmalı?

Faturayı hızlı ve hatasız kesmek için cari kartlarda şu bilgileri güncel tutun:

• Firmalar için tam unvan ve vergi kimlik numarası, bağlı olduğu vergi dairesi.
• Şahıslar için ad soyad ve T.C. kimlik numarası (fatura talep edildiğinde).
• Fatura adresi.
• Faturanın iletileceği e-posta adresi (e-Arşiv için, alıcı elektronik isterse).
• Vadeli satışlarda ödeme vadesi.

e-Fatura’ya geçişe hazırlık

Zorunluluk kapsamına girdiyseniz ya da isteğe bağlı geçmek istiyorsanız şu sırayı izleyebilirsiniz:

1. Mali müşavirinizle geçiş tarihinizi ve hangi uygulamalara (e-Fatura, e-Arşiv) dâhil olacağınızı netleştirin.
2. Kullanacağınız yöntemi seçin: GİB’in portal hizmetleri, özel entegratör veya entegrasyonlu satış programı.
3. Başvuru ve kimlik doğrulama adımlarını GİB’in e-Belge sitesindeki güncel duyurulara göre tamamlayın.
4. Müşteri kartlarınızdaki vergi kimlik numaralarını ve unvanları güncelleyin.
5. Fatura seri ve numaralandırma düzeninizi entegratörünüz veya programınızla birlikte kurun.
6. İlk faturaları kontrollü kesin; alıcıya ulaştığını ve cari hesaba işlendiğini doğrulayın.

Yeni nesil yazarkasa ve e-Belge

Mayıs 2026’da yayımlanan 593 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği, yeni nesil yazarkasalardan (YN ÖKC) e-Belge düzenlenebilmesinin usul ve esaslarını belirledi. Tebliğ işletmelere bir zorunluluk getirmiyor; onaylı cihazlar GİB tarafından duyuruldukça bazı e-Belgelerin doğrudan kasadaki cihazdan düzenlenmesi mümkün olacak. Ayrıntılar VUK 593 rehberinde.

Satış programıyla fatura kesmek

Hem perakende hem toptan satış yapan işletmeler gün içinde iki belge türünü de keser. Faturanın satış ekranından düzenlenmesi; ürün, fiyat ve KDV bilgisinin yeniden yazılmasını önler, alıcı sorgusunu otomatik yapar ve faturayı müşterinin cari hesabına işler. AlbiPos’un e-Fatura ve e-Arşiv özelliği bu şekilde çalışır; vadeli satışlarda fatura ile cari hesap ekstresi birbirini tutar.