Barkodlu Satış Programı Nedir, Nasıl Çalışır?

Barkod nedir, nasıl okunur?

Barkod, bir ürünü dünya genelinde tekil olarak tanımlayan numaranın makinece okunabilir gösterimidir. Perakendede en yaygın biçim, 13 haneli GTIN-13 numarasının EAN-13 barkoduyla basılmasıdır. Numaranın başındaki ön ek, barkodu veren GS1 kuruluşunu gösterir; Türkiye için bu ön ekler 868 ve 869’dur. Son hane ise numaranın doğru okunduğunu denetleyen kontrol basamağıdır.

Barkod numarası ürünün fiyatını içermez; yalnızca ürünü tanımlar. Fiyat, KDV oranı ve stok bilgisi satış programındaki ürün kartında tutulur. Bu yüzden aynı ürün farklı mağazalarda farklı fiyata satılabilir. Kendi ürünleriniz için barkod numarası almak istiyorsanız GS1 Türkiye’nin barkod alma sayfasına bakabilirsiniz.

Barkodlu satış nasıl çalışır?

Bir satış işlemi beş adımda tamamlanır:

1. Kasiyer ürünü barkod okuyucuya veya cihaz kamerasına okutur; ürün adı ve fiyatı sepete eklenir.
2. Aynı ürün tekrar okutulduğunda miktar artar; barkodsuz ürünler favori kutucuklardan seçilir.
3. Tüm ürünler okutulduktan sonra ödeme tipi seçilir: nakit, kart, parçalı (bir kısmı nakit, bir kısmı kart) veya müşterinin cari hesabı.
4. Program satışı kaydeder ve ürünleri stoktan düşer; yazarkasa entegrasyonu varsa tutarı yazarkasaya gönderir.
5. Müşteriye yazarkasa fişi veya gerekiyorsa e-Arşiv fatura verilir.

Hangi donanımlar gerekir?

Asgari kurulum bir cihaz (bilgisayar, tablet veya telefon) ve bir barkod okuyucudur; tarayıcıdan çalışan programlarda telefon veya tablet kamerası da barkod okuyucu yerine kullanılabilir. Market ve mağazalarda genellikle fiş yazıcısı ve para çekmecesi eklenir. Kartla ödeme alan perakendeciler yeni nesil yazarkasa kullanır; tartılı ürün satanlar terazi bağlar; raf ve ürün etiketi basmak için etiket yazıcısı gerekir.

Donanım almadan önce programın desteklediği modelleri öğrenin. USB barkod okuyucuların çoğu klavye gibi çalıştığı için ek kurulum gerektirmez; yazarkasa ve terazi bağlantısı ise modele göre değişir.

Barkodu olmayan ürünler ne olacak?

Ekmek, simit, poşet, meyve-sebze ve açık satılan ürünlerin üretici barkodu olmaz. Bu ürünler için üç yol vardır:

• Favori kutucuklar: Sık satılan barkodsuz ürünler satış ekranında tek dokunuşla seçilir.
• Program tarafından üretilen barkod: Program ürüne mağaza içi bir barkod numarası verir; etiket yazıcısıyla basılıp ürüne veya rafa yapıştırılır.
• Terazi etiketi: Tartılı ürünlerde terazi, ağırlığı veya tutarı içeren barkodlu bir etiket basar; kasada bu etiket okutulur.

GS1 standardında mağaza içi kullanım için ayrılmış numara aralıkları vardır; program tarafından üretilen barkodlar bu tür numaralarla ve yalnızca kendi mağazanızda kullanılmak üzere oluşturulur.

Telefon ve tabletle barkodlu satış

Tarayıcıdan çalışan satış programlarında telefon veya tablet, kamerası sayesinde hem kasa hem barkod okuyucu olarak kullanılabilir. Bu düzen; pazar tezgâhı, fuar standı, raf başında fiyat sorgulama ve stok sayımı için pratiktir.

AlbiPos’ta telefon ve tablette ayrı bir uygulama indirmeden, tarayıcıdan giriş yapılır; kamera ile barkod ve karekod okutulabilir. Bu cihazlarda çalışmak için internet bağlantısı gerekir. İnternet kesildiğinde satışa devam etmesi gereken ana kasa için Windows masaüstü uygulaması önerilir; ayrıntılar internet kesilince satış rehberinde.

Barkod ve karekod arasındaki fark

Klasik barkod (EAN-13 gibi) tek boyutludur: dikey çizgilerden oluşur ve yalnızca bir numara taşır. Karekod (QR kod) ise iki boyutludur; çok daha fazla bilgi taşıyabilir ve telefon kamerasıyla kolayca okunur. Perakende raflarındaki ürünlerin büyük çoğunluğu hâlâ EAN-13 barkoduyla etiketlenir; karekod ise ilaç, bazı ambalajlı ürünler, ödeme ve kampanya uygulamalarında giderek yaygınlaşıyor.

Lazer tabanlı klasik barkod okuyucular çoğunlukla yalnızca tek boyutlu barkodları okur. Karekod da okutmanız gerekiyorsa iki boyutlu (2D, görüntü tabanlı) bir okuyucu veya telefon ve tablet kamerası kullanın. AlbiPos’ta kamera ile hem barkod hem karekod okutulabilir.

Barkodlu satışta sık yapılan hatalar

Barkodlu satışa yeni geçen işletmelerin en sık karşılaştığı sorunlar ve çözümleri:

• Aynı ürüne iki kart açmak: Barkodu okunmayan bir ürün için aceleyle yeni kart açılır; stok iki karta bölünür. Önce ürünü adıyla aratın.
• Koli ve adet barkodunu karıştırmak: Koli üzerindeki barkod genellikle adet barkodundan farklıdır. Koli barkodunu ürün kartına koli birimiyle tanımlayın.
• Fiyatı kasada elle değiştirmek: Kasada yapılan geçici fiyat değişiklikleri kâr raporunu bozar. Fiyatı ürün kartından güncelleyin ve raf etiketini yeniden basın.
• Barkodsuz ürünü “çeşitli” diye satmak: Bu satışlar stoktan düşmez ve hangi ürünün satıldığı bilinmez. Sık satılan barkodsuz ürünleri favori kutucuklara ekleyin.
• Etiket basmayı ertelemek: Raf fiyatı ile kasa fiyatı farklı olduğunda müşteri güveni zedelenir. Fiyat güncellemesinden hemen sonra etiketleri toplu basın.

Barkodlu satış programının işletmeye faydaları

Barkodlu satışa geçen işletmelerin en sık fark ettiği değişiklikler şunlardır:

• Fiyat hatası azalır: Fiyat elle yazılmadığı için yanlış tuşlama ve eski fiyattan satış ortadan kalkar.
• Kasa hızlanır: Okutma, elle fiyat aramaktan çok daha hızlıdır; kuyruk kısalır.
• Stok güncel kalır: Her satış stoktan düşer; kritik ve tükenen ürünler raporlanır.
• Kâr görünür olur: Satış, alış fiyatıyla birlikte kaydedildiği için ürün ve kategori bazlı kâr hesaplanır.
• Kasiyer kontrolü kolaylaşır: İade, iskonto ve iptal işlemleri kullanıcı bazında kayıt altındadır.

Geçiş için ilk adımlar

Barkodlu satışa geçmek düşündüğünüzden kısa sürer:

1. Ürün listenizi Excel’de hazırlayın: barkod, ürün adı, birim, alış ve satış fiyatı, KDV oranı.
2. Listeyi programa toplu aktarın; barkodu olmayan ürünlere program barkodu verin ve etiketlerini basın.
3. Açılış sayımı yapıp mevcut stok miktarlarını girin.
4. Sık satılan barkodsuz ürünleri favori kutucuklara ekleyin.
5. Yazarkasa ve terazi bağlantısını test edip ilk gün satışları kontrollü yapın.

Program seçerken bakmanız gereken kriterleri barkodlu satış programı nasıl seçilir rehberinde, AlbiPos’un satış ekranını ise barkodlu satış programı sayfasında bulabilirsiniz.