POS Programı Nedir? POS Cihazı, Yazarkasa POS ve POS Yazılımı Farkı

“POS” kelimesi neden karışıyor?

POS, “point of sale” ifadesinin kısaltmasıdır ve kelime anlamıyla müşterinin ödeme yaptığı satış noktasını anlatır. Türkiye’de günlük dilde “POS” denince çoğunlukla bankanın verdiği kart okuyucu akla gelir. Yazılım sektöründe ise “POS programı” kasada kullanılan satış yazılımı demektir. Yeni nesil yazarkasaların kart da okuyabilmesi nedeniyle bu cihazlara “yazarkasa POS” dendiği de olur.

Sonuç olarak aynı kelime üç farklı ürünü anlatır. İşletme sahibi “POS lazım” dediğinde bankadan cihaz mı, yazarkasa mı, yoksa satış programı mı istediğini netleştirmezse yanlış ürün için teklif alabilir. Aşağıdaki bölümler her birinin görevini ve sınırını ayrı ayrı açıklar.

Banka POS cihazı nedir?

Banka POS’u (fiziki POS veya sanal POS’un mağazadaki karşılığı), müşterinin banka ya da kredi kartıyla ödeme yapmasını sağlayan terminaldir. Banka veya ödeme kuruluşuyla yapılan üye işyeri sözleşmesiyle verilir; komisyon oranı ve hesaba geçiş süresi bu sözleşmede belirlenir.

Banka POS’u yalnızca bir tutarı tahsil eder. Sepette hangi ürünlerin olduğunu, stoktan ne düştüğünü veya o satıştan ne kadar kâr edildiğini bilmez. Gün sonunda size “karttan şu kadar tahsilat yapıldı” bilgisini verir; o kadar.

Yazarkasa POS (yeni nesil ÖKC) nedir?

Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (ÖKC), halk arasındaki adıyla yeni nesil yazarkasa, perakende satışlarda mali fiş düzenleyen ve satış bilgilerini Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine ileten cihazdır. Kart okuyucusu olan modeller ödemeyi de aynı cihazda alır; bu yüzden “yazarkasa POS” ya da “EFT-POS” diye anılır.

ÖKC’nin görevi mali belgedir: fişi keser, gün sonunda Z raporunu üretir ve kayıtları mali hafızada saklar. Ürün kartı, stok seviyesi, veresiye bakiyesi veya ürün bazlı kâr analizi gibi işletme yönetimi işlevleri için tasarlanmamıştır. Hangi işletmelerin ÖKC kullanmak zorunda olduğu vergi mevzuatıyla belirlenir; kendi durumunuzu mali müşavirinizle ve GİB’in yeni nesil ÖKC sayfasıyla teyit edin.

POS programı (POS yazılımı) nedir?

POS programı, kasadaki satış akışını yöneten yazılımdır. Kasiyer ürünü barkod okuyucuyla okuttuğunda adı, fiyatı ve KDV oranı ekrana gelir; ödeme alındığında satış kaydedilir ve ürün stoktan düşer. Aynı kayıt, gün sonunda ciro, kâr, en çok satan ürünler ve kasiyer bazlı raporların kaynağı olur.

İyi bir POS programı satışın yanında stok, cari hesap (veresiye), etiket, fatura ve raporlamayı da tek yerde toplar. Bu yüzden “POS programı”, “barkodlu satış programı”, “market programı” ve “satış programı” ifadeleri pratikte çoğunlukla aynı ürün grubunu anlatır. Barkodla satışın adım adım nasıl işlediğini barkodlu satış programı rehberinde ayrıntılı anlattık.

Üçünün karşılaştırması

Aşağıdaki tablo, üç ürünün neyi yapıp neyi yapmadığını yan yana gösterir.

Üçü birlikte nasıl çalışır?

Entegre bir kasada tipik bir kartlı satış şu sırayla tamamlanır:

1. Kasiyer ürünleri POS programında barkodla okutur; sepet ve toplam tutar ekranda oluşur.
2. Ödeme tipi seçilir: nakit, kart, parçalı (bir kısmı nakit bir kısmı kart) ya da müşterinin cari hesabına.
3. Entegrasyon varsa program tutarı yazarkasa POS’a gönderir; kasiyer tutarı cihaza ikinci kez tuşlamaz.
4. Müşteri kartını yazarkasa POS’a okutur; cihaz ödemeyi onaylar ve mali fişi basar.
5. Program satışı tamamlanmış olarak kaydeder ve ürünleri stoktan düşer; satış raporlara yansır.

Entegrasyon yoksa aynı tutar hem programa hem yazarkasaya ayrı ayrı girilir. Bu hem kasayı yavaşlatır hem de gün sonunda program kaydı ile Z raporu arasında fark doğurabilir. Konunun ayrıntısı için yazarkasa POS entegrasyonu rehberine bakabilirsiniz.

Bir POS programında bulunması gereken temel modüller

Program seçerken aşağıdaki işlevlerin olup olmadığını sorun:

• Hızlı satış ekranı: barkodla okutma, barkodsuz ürünler için favori kutucuklar, satış bekletme ve parçalı ödeme (barkodlu satış).
• Stok takibi: her satışta otomatik düşüş, kritik stok uyarısı, sayım ve depo transferi (stok takip programı).
• Cari hesap ve veresiye: müşteri bakiyesi, vade, risk limiti ve ekstre (cari takip).
• Fatura: satıştan e-Fatura veya e-Arşiv fatura kesebilme (e-Fatura ve e-Arşiv).
• Raporlama: ciro yerine kâr odaklı ürün ve kategori raporları (raporlama ve kâr analizi).
• Etiket: fiyat değişince raf etiketini ve fiyat afişini toplu basabilme (etiket ve barkod yazdırma).

Bulut, masaüstü ve hibrit POS programı

POS programları verinin nerede tutulduğuna göre üçe ayrılır. Bulut programlarda veri sunucuda durur; raporlara her yerden erişilir ama internet kesildiğinde kasa etkilenebilir. Masaüstü programlar bilgisayara kurulur ve internetsiz çalışır, fakat uzaktan erişim ve yedekleme çoğu zaman ek iş ister. Hibrit yapıda ise kasa, bağlantı koptuğunda yerel olarak satışa devam eder ve internet gelince veriyi buluta eşitler.

İnternet kesintisinin kasaya etkisini ve doğru kurulumu internet kesilince satış rehberinde ayrıca ele aldık.

Hangi işletme neye ihtiyaç duyar?

İhtiyaç; belge yükümlülüğüne, ürün sayısına ve satış şekline göre değişir. Aşağıdaki tablo genel bir yol haritasıdır; mali belge yükümlülüğünüzü her zaman mali müşavirinizle netleştirin.

AlbiPos bu yapının neresinde?

AlbiPos bir POS programıdır; banka POS cihazının ya da yazarkasanın yerini tutmaz, onlarla birlikte çalışır. Satış ekranında barkodla veya favori kutucuklarla satış yapılır; nakit, kart, parçalı ve cari ödeme alınır; stok her satışta düşer. Desteklenen yazarkasa modellerinde tutar cihaza otomatik gönderilir.

Windows masaüstü uygulaması internet kesildiğinde satışa devam eder ve bağlantı gelince verileri eşitler. Telefon ve tablette ayrı bir uygulama indirmeden, tarayıcıdan giriş yapılır; bu cihazlarda kamerayla barkod okutulabilir, ancak çalışmak için internet bağlantısı gerekir.