Excel ile Stok ve Veresiye Takibi: Ne Zaman Yeter, Ne Zaman Programa Geçmeli?

Excel ile stok takibi nasıl kurulur?

Excel’de sağlıklı bir stok takibi için tek bir tablo yerine iki sayfa kullanın. Birinci sayfa ürünleri, ikinci sayfa ise stok hareketlerini (alış, satış, iade, fire) tutar. Stok miktarını elle yazmak yerine hareketlerden hesaplatmak, hatanın nereden geldiğini sonradan bulmanızı sağlar.

“Hareketler” sayfasında her satır bir olaydır: tarih (A), barkod (B), hareket türü (C: Giriş, Satış, İade, Fire) ve miktar (D). Çıkışları eksi, girişleri artı yazarsanız mevcut stok tek formülle hesaplanır. Türkçe Excel’de “Ürünler” sayfasının G2 hücresine =ETOPLA(Hareketler!B:B;A2;Hareketler!D:D) yazıp formülü aşağı doğru kopyalayın.

Kritik stoğu görmek için G sütununa koşullu biçimlendirme ekleyin: G2 değeri F2’den küçükse hücre kırmızıya dönsün. Böylece sipariş listesi tek bakışta ortaya çıkar.

Excel ile veresiye takibi nasıl yapılır?

Veresiyeyi müşteri başına ayrı sayfada tutmak yerine tek bir “Cari” sayfasında tutmak daha düzenlidir. Her satır bir işlemdir: tarih, müşteri, açıklama, borç (veresiye satış) ve alacak (ödeme). Müşteri bakiyesi, ayrı bir “Müşteriler” sayfasında formülle hesaplanır.

1. “Müşteriler” sayfasında her müşteriye bir satır açın: ad soyad, telefon, vade ve borç sınırı.
2. “Cari” sayfasında sütunları sırasıyla Tarih (A), Müşteri (B), Açıklama (C), Borç (D) ve Alacak (E) olarak adlandırın.
3. Veresiye satışı Borç sütununa, tahsilatı Alacak sütununa yazın; aynı satıra ikisini birlikte yazmayın.
4. Bakiye için “Müşteriler” sayfasına =ETOPLA(Cari!B:B;A2;Cari!D:D)-ETOPLA(Cari!B:B;A2;Cari!E:E) formülünü ekleyin; müşteri adının A sütununda yazıldığı biçimle birebir aynı olması gerekir.
5. Bakiyesi borç sınırını aşan müşteriler için koşullu biçimlendirme tanımlayın.
6. Uzun süredir ödeme yapmayanları bulmak için “Cari” sayfasını müşteri ve tarihe göre filtreleyin.

Bu yapı, kâğıt deftere göre büyük bir ilerlemedir. Kâğıttan dijitale geçişin tamamını veresiye defteri nasıl tutulur rehberinde adım adım anlattık.

Excel’i daha güvenli kullanmak için 6 kural

Excel’de kalmaya karar verdiyseniz şu kurallar hataları belirgin biçimde azaltır:

• Mevcut stok ve bakiye hücrelerine asla elle değer yazmayın; yalnızca formül kullanın.
• Barkod sütununu metin biçiminde tutun; aksi hâlde uzun barkodlar bilimsel gösterime dönüşebilir.
• Hareketleri her gün aynı saatte girin; “hafta sonu toplu girerim” demeyin.
• Dosyanın düzenli yedeğini başka bir yerde (harici disk veya bulut depolama) saklayın.
• Aynı anda yalnızca bir kişinin dosyayı düzenlediğinden emin olun.
• Ayda bir fiziki sayım yapıp Excel’deki stokla karşılaştırın; farkı “Sayım farkı” hareketi olarak girin.

Excel ne zaman yeter?

Excel’in yettiği durumlar azımsanmayacak kadar fazladır. Örneğin 150 çeşit ürün satan, günde birkaç düzine satış yapan ve veresiyeyi yalnızca birkaç komşu müşteriye veren bir dükkân, iyi kurulmuş bir Excel dosyasıyla aylarca sorunsuz çalışabilir. Yeni açılan, ürün çeşidi az ve satışın büyük kısmı nakit olan işletmeler için Excel düşük maliyetli ve öğrenmesi kolay bir başlangıçtır. Ürün sayınız birkaç yüzü geçmiyorsa, günlük satış adedi düşükse, tek kişi kayıt tutuyorsa ve veresiye verdiğiniz müşteri sayısı bir elin parmaklarını aşmıyorsa Excel sizin için hâlâ makul bir araçtır.

Bu dönemi, ileride programa geçişe hazırlık olarak da değerlendirebilirsiniz: ürün adlarını tutarlı yazmak, barkodları eksiksiz girmek ve müşteri listesini güncel tutmak, geçiş gününü birkaç saate indirir.

Programa geçmeniz gerektiğini gösteren işaretler

Aşağıdaki tablo, Excel’in sınırına geldiğinizi gösteren durumları ve programın bu durumda ne değiştirdiğini özetler.

Excel’de sık yapılan hatalar

Excel’le stok ve veresiye tutan işletmelerde en sık görülen hatalar:

• Toplamın üzerine yazmak: Formül yerine elle yazılan bir bakiye, sonraki tüm hesapları bozar ve fark edilmez.
• Aynı müşteriyi farklı yazmak: “Ahmet Yılmaz” ile “A. Yılmaz” iki ayrı müşteri sayılır; bakiye bölünür. Müşteri adlarını açılır listeden seçin.
• Satırları silmek: Yanlış girilen bir hareketi silmek yerine ters kayıtla düzeltin; geçmiş izlenebilir kalsın.
• Dosyayı e-postayla dolaştırmak: Farklı kişilerde farklı sürümler oluşur; hangisinin güncel olduğu bilinmez.
• Formül aralığını genişletmeyi unutmak: Sabit aralıklı formüller (ör. B2:B500) yeni satırları saymaz; tüm sütunu kullanın.

Excel’den programa geçiş adımları

Excel’de düzenli tuttuğunuz listeler boşa gitmez; programa geçişin en hızlı yolu onları toplu aktarmaktır.

1. Ürün listenizi temizleyin: tekrar eden ürünleri birleştirin, barkodu boş olanları işaretleyin.
2. Alış ve satış fiyatlarını ve KDV oranlarını kontrol edin.
3. Mağazayı kapatmadan bir fiziki sayım yapın ve güncel stok miktarlarını listeye yazın. Bunun için stok sayımı rehberindeki bölüm bölüm sayım yöntemini kullanabilirsiniz.
4. Veresiye müşterilerinin listesini güncel bakiyeleriyle hazırlayın ve bakiyeleri müşterilerle teyit edin.
5. Ürünleri ve müşterileri programın Excel şablonuyla toplu aktarın; ilk gün birkaç satışı kontrollü yapın ve stok ile bakiyelerin doğru düştüğünü kontrol edin.
6. Birkaç hafta boyunca eski Excel dosyasını salt okunur olarak saklayın.

AlbiPos’ta ürün ve müşteri listeleri Excel’den toplu aktarılabilir; müşteri aktarımında eski borç da açılış bakiyesi olarak girilir. Sonrasında stok her satışta otomatik düşer, kritik ve tükenen stok raporlanır, veresiye kasada cari hesaba yazılır.