Stok Takibi Nasıl Yapılır? Küçük İşletmeler için Rehber

Stok takibi neden önemli?

Stok, küçük bir işletmenin kasadaki paradan sonra en büyük varlığıdır. Fazla stok parayı rafa bağlar ve son kullanma tarihi geçen ürünlerle zarara dönüşür. Eksik stok ise müşterinin aradığını bulamayıp başka yere gitmesi demektir. İyi bir stok takibi bu iki uç arasındaki dengeyi kurar: neyin, ne zaman, ne kadar sipariş edileceğini tahmine değil kayda dayandırır.

Adım 1: Ürün kartlarını düzenleyin

Her ürünün benzersiz bir barkodu veya kodu, doğru birimi (adet, kg, paket, koli), alış ve satış fiyatı ile KDV oranı olmalıdır. Aynı ürünün iki farklı kartla girilmesi stok takibini bozan en yaygın hatadır: satış bir karttan düşer, mal kabul diğerine girer ve iki kart da yanlış görünür.

Koli ile alıp adet olarak sattığınız ürünlerde koli içi adedi doğru tanımlayın. Koli içi 12 adet olan bir ürünün 1 olarak tanımlanması, her mal kabulde stoğu 11 adet eksik gösterir.

Adım 2: Açılış sayımı yapın

Stok takibine başlarken raflardaki ve depodaki tüm ürünleri sayıp sisteme açılış stoğu olarak girin. Bu, bundan sonraki tüm hareketlerin doğru bir başlangıç noktasına sahip olmasını sağlar. Mağazayı kapatmadan, bölüm bölüm nasıl sayım yapılacağını stok sayımı rehberinde anlattık.

Adım 3: Her hareketi anında işleyin

Stok dört temel hareketle değişir: mal kabulü stoğu artırır, satış azaltır, iade ve fire ise ayrı hareketlerdir. Kasayla bütünleşik bir programda satışlar ve iadeler otomatik işlenir; size kalan, mal kabulünü irsaliye veya fatura geldiği gün girmektir.

Adım 4: Kritik stok seviyesi belirleyin

Kritik stok, bir ürünün sipariş verilmesi gereken en düşük miktarıdır. Basit bir hesapla belirlenebilir: ürünün günlük ortalama satışını tedarik süresiyle (sipariş verdiğiniz günden ürünün rafa geldiği güne kadar geçen gün sayısı) çarpın ve beklenmedik talep için küçük bir pay ekleyin.

Örnek: Günde ortalama 8 adet satan, tedarikçinin 3 günde getirdiği bir ürün için 8 × 3 = 24 adet, artı birkaç günlük güvenlik payı, makul bir kritik stoktur. Stok bu seviyenin altına düştüğünde ürünü sipariş listesine alın.

Kritik stok bir kez belirlenip unutulmamalıdır. Mevsimsel ürünlerde (dondurma, okul malzemesi, bayram ürünleri) talep dönemine girerken seviyeyi yükseltin, dönem bitince düşürün. Tedarikçi değiştiğinde tedarik süresi de değişeceği için hesabı yenileyin.

Adım 5: Fireyi ayrı kaydedin

Bozulan, kırılan ve son kullanma tarihi geçen ürünleri stoktan “fire” veya “zayi” olarak düşün. Fire kaydı yapılmazsa bu kayıplar sayımda açıklanamayan eksik olarak görünür ve hangi ürünün gerçekte ne kadar kâr bıraktığı bilinmez. Fireli ürünlerde fiyatın nasıl belirleneceğini kâr marjı hesaplama rehberinde örnekledik.

Adım 6: Düzenli sayım yapın

Hızlı dönen ve değerli ürünler için aylık, diğerleri için üç ayda bir yapılan fiziki sayım, sistem ile gerçek stok arasındaki farkı gösterir. Farkı yalnızca düzeltmekle kalmayın; nedenini arayın. Tekrarlayan farklar çoğunlukla yanlış koli içi adedi, benzer ürünlerin birbirinin yerine okutulması veya kaydedilmemiş fireden kaynaklanır.

Adım 7: Raporlarla karar verin

Stok verisi, doğru sorularla okunduğunda sipariş ve fiyat kararlarını kolaylaştırır:

• Kritik ve tükenen stok raporu: Bugün sipariş verilmesi gereken ürünler.
• Hareketsiz ürünler: Uzun süredir satılmayan, parayı rafa bağlayan ürünler.
• Stok devir hızı: Belirli bir dönemde satılan malın maliyetinin ortalama stok değerine bölünmesiyle bulunur; yüksek olması stoğun hızlı döndüğünü gösterir.
• Fire raporu: Hangi ürün grubunda ne kadar kayıp olduğu.
• Kâr raporu: Ürün ve kategori bazında satıştan kalan brüt kâr.

Excel mi, stok programı mı?

Excel; ürün sayısı az, satışı düşük ve tek kişinin kayıt tuttuğu işletmeler için başlangıçta yeterlidir. Sınırı, satışla eş zamanlı güncellenmemesidir. Excel’de doğru kurulum ve programa geçiş zamanı için Excel ile stok ve veresiye takibi rehberine bakabilirsiniz.

Sık yapılan stok hataları ve çözümleri

Stok tutarsızlıklarının büyük kısmı birkaç tekrar eden hatadan kaynaklanır:

Günlük, haftalık ve aylık stok rutini

Stok takibi bir defalık kurulum değil, alışkanlıktır:

• Her gün: gelen malı aynı gün kabul edin, fireyi o gün kaydedin.
• Her hafta: kritik ve tükenen stok raporuna göre sipariş verin.
• Her hafta: değerli ürünlerden birkaçını kontrol amaçlı sayın.
• Her ay: bölüm bölüm sayım yapın ve farkların nedenini inceleyin.
• Her ay: hareketsiz ürünler için kampanya veya iade kararı verin.
• Her yıl: mali müşavirinizle planlanan yıl sonu sayımını yapın.

AlbiPos ile stok takibi

AlbiPos’un stok takip modülünde her satış ve iade stoğa anında yansır; kritik ve tükenen stok raporlanır. Ürünler ve fiyatlar Excel’den toplu aktarılır, raf etiketleri ve fiyat afişleri toplu basılır. Birden fazla depoda depo bazlı stok, transfer ve sayım yapılabilir; sayımda ürünler barkod okuyucuyla veya telefon ve tablet kamerasıyla okutulur. Raporlar ürün ve kategori bazında kârı ve zayi durumunu gösterir.