Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Mağazayı Kapatmadan Sayım

Sayım türleri: hangisi size uygun?

Stok sayımı tek bir yöntem değildir. İşletmenin büyüklüğüne ve amacına göre üç yaklaşım öne çıkar. Çoğu perakendeci yıl içinde döngüsel sayım yapar, yıl sonunda ise tam sayıma geçer.

Hangi ürünü ne sıklıkla saymalı? ABC yöntemi

Her ürünü aynı sıklıkla saymak zaman kaybıdır. ABC yönteminde ürünler, ciroya veya stok değerine katkısına göre üç gruba ayrılır. Satış raporunuzu ciroya göre sıraladığınızda, en üstteki görece az sayıda ürünün toplam satışın büyük kısmını oluşturduğunu görürsünüz; bunlar A grubudur.

Bu sıklıklar bir başlangıç önerisidir. Bir üründe sık sayım farkı çıkıyorsa grubundan bağımsız olarak sayım sıklığını artırın.

Sayıma hazırlık kontrol listesi

Sayımın doğruluğu büyük ölçüde hazırlığa bağlıdır. Sayıma başlamadan önce şunları tamamlayın:

• Gelen ama sisteme girilmemiş mal kabullerini işleyin.
• Bekleyen müşteri ve tedarikçi iadelerini kaydedin.
• Depolar arası transferleri tamamlayın; yolda ürün bırakmayın.
• Bozulan, kırılan ve son kullanma tarihi geçen ürünleri ayırıp fire olarak kaydedin.
• Mağazayı bölümlere ayıran basit bir kroki çizin ve her bölüme numara verin.
• Sayımı yapacak kişileri ve her birinin bölümünü belirleyin.
• Barkod okuyucuların ve sayımda kullanılacak telefon veya tabletlerin şarjını kontrol edin.

Mağazayı kapatmadan sayım: adım adım

Döngüsel sayımda her bölüm için aşağıdaki sırayı izleyin:

1. Bölümü müşteri trafiğinin en az olduğu saatte sayın; çoğu mağazada bu, sabah açılıştan hemen sonrasıdır.
2. Rafı soldan sağa, yukarıdan aşağıya sayın; aynı ürünün depodaki ve arka raftaki miktarını da ekleyin.
3. Her ürünü barkodla okutun; barkodu okunmayan ürünleri ayrı not edin, sonra ürün kartıyla eşleştirin.
4. Bölüm bittiğinde sayımı bekletmeden sisteme uygulayın. Saymakla uygulamak arasındaki süre ne kadar kısaysa, aradaki satışların farkı bozma ihtimali o kadar düşer.
5. Sayım sırasında o bölümden satış yapıldıysa bunu not alın ve fark incelemesinde dikkate alın.
6. Sayılan rafa küçük bir işaret (etiket veya renkli kart) koyun; aynı rafın iki kez sayılmasını önler.

Sayım farkları nasıl incelenir?

Sayım farkı; sistemdeki miktar ile saydığınız miktar arasındaki farktır. Eksi fark, rafta sistemde göründüğünden az ürün olduğunu; artı fark ise fazla ürün olduğunu gösterir. Farkı onaylamadan önce şu soruları sorun:

• Fark büyük mü? Belirlediğiniz bir eşiğin (örneğin birkaç adet veya belirli bir tutar) üzerindeki farkları ikinci bir kişiye yeniden saydırın.
• Benzer ürünle karışma var mı? Aynı markanın farklı gramajları sıkça birbirinin yerine okutulur; birinde eksi, diğerinde artı fark görürseniz neden budur.
• Mal kabul doğru girildi mi? Koli içi adedi yanlış tanımlanmış bir ürün, her mal kabulde stoğu hatalı artırır.
• Fire kaydedildi mi? Bozulan ürünler fire olarak girilmediyse eksi fark olarak karşınıza çıkar.
• Kayıp mı? Değerli ve küçük ürünlerde tekrarlayan eksi fark, raf yerleşimini veya kasa kontrolünü gözden geçirme işaretidir.

Farkın tutarını görmek, önceliği belirlemeyi kolaylaştırır: 50 adetlik fark düşük değerli bir üründe önemsiz, 3 adetlik fark değerli bir üründe kritik olabilir. Sayım sonrası stok tutarlılığını korumak için stok takibi rehberindeki günlük alışkanlıklara da göz atın.

Sayım ekibi ve görev dağılımı

Küçük bir mağazada sayımı tek kişi yapabilir; ancak iki kişilik bir düzen hem hızı hem doğruluğu artırır. Bir kişi sayar ve okutur, diğeri rafın düzenini ve sayılan ürünleri kontrol eder. Büyük farklarda yeniden sayımı, ilk sayımı yapmayan kişi yapar.

Sayımı yapan kişinin sistemdeki miktarı görmeden sayması (kör sayım), “sistemde 12 yazıyor, 12 vardır” yanılgısını önler. Mümkünse sayım sorumluluğunu dönüşümlü verin; aynı rafı hep aynı kişinin sayması, hataların fark edilmemesine yol açabilir.

Örnek: Bir bölümün sayım sonucu

Aşağıdaki tablo, bir rafın sayım sonucunun nasıl değerlendirileceğini örnekler:

Tablodaki ürünler ve miktarlar temsilîdir. Önemli olan, her farkı bir nedenle eşleştirmeye çalışmak ve tekrarlayan farkları sayım sıklığını artırarak izlemektir.

Sayım sonrası yapılacaklar

Sayım, farklar uygulandığında bitmez. Şu adımlar bir sonraki sayımı kolaylaştırır:

• Fark raporunu saklayın ve önceki sayımla karşılaştırın.
• Tekrarlayan farkı olan ürünleri bir üst sayım sıklığına alın.
• Yanlış koli içi adedi veya mükerrer ürün kartı gibi kök nedenleri düzeltin.
• Fire kaydı alışkanlığını ekiple yeniden konuşun.
• Sayım işaretlerini raflardan kaldırın.

Yıl sonu sayımı ve mevzuat

Döngüsel sayım, yıl sonu sayımının yerini tutmayabilir. Vergi Usul Kanunu, bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin hesap dönemi sonunda envanter çıkarmasını öngörür; envanter, mevcutların sayılması, ölçülmesi ve tartılmasıyla yapılır. Yıl sonu sayımının tarihi, kapsamı ve kayda alınışını mali müşavirinizle birlikte planlayın.

AlbiPos’ta stok sayımı

AlbiPos’un stok takip modülünde sayım, depo bazında yapılır. Hızlı Sayım ekranında ürünler barkod okuyucuyla ya da telefon veya tablet kamerasıyla okutulur; sistemdeki miktar ile sayılan miktar arasındaki fark ve farkın tutarı ekranda görünür. Onayladığınızda fark stoğa uygulanır.

Her sayım, sayım geçmişinde kim tarafından ve ne zaman yapıldığıyla saklanır; fark raporu Excel veya PDF olarak alınabilir. Sayım sırasında sayılan ürünlerde satış yapıldıysa bu durum sayım kaydında ayrıca işaretlenir. Birden fazla deponuz varsa sayımı her depo için ayrı yapabilir, depolar arası transferleri çoklu depo yönetimiyle takip edebilirsiniz.