Satış Raporları ve Kâr Analizi

Ciro değil, kâr görün

Yüksek ciro her zaman yüksek kâr anlamına gelmez. AlbiPos her satışta ürünün alış maliyetini de kaydettiği için raporlar yalnızca ne kadar sattığınızı değil, ne kadar kazandığınızı da gösterir. Kategori satış raporu her kategori ve ürün için satış adedini, maliyeti, satış tutarını, kârı ve kâr marjını yan yana koyar.

Alış fiyatı arttığı hâlde satış fiyatı güncellenmemiş ürünler sessizce zarar ettirir. Kategori raporundaki otomatik uyarılar bu ürünleri “zararına satılıyor” başlığıyla listeler; düşük kâr marjlı kategorileri ve en kârlı kategoriyi de ayrıca belirtir.

Kural tabanlı uyarılar ile yapay zekâ asistanı arasındaki fark

AlbiPos'ta iki ayrı analiz katmanı vardır ve ikisini karıştırmamak gerekir. Birincisi kural tabanlı uyarılardır: kategori raporunda alış fiyatının altında satılan ürün, düşük kâr marjı ve en çok satan ürün gibi durumlar sabit kurallarla hesaplanır. Bunlar her zaman çalışır, ek ayar gerektirmez.

İkincisi yapay zekâ rapor asistanıdır. Gerçek bir dil modeliyle çalışır; “Bu ay geçen aya göre nasıl?”, “En çok satan 5 ürün”, “Kritik stoktaki ürünler neler?” ya da “Borcu en yüksek müşteriler” gibi soruları raporlarınızdaki verileri okuyarak yanıtlar. Asistan yönetici tarafından ayarlardan açılır, yalnızca okuma yetkisiyle rapor verilerine bakar; bir işlem önerdiğinde siz onaylamadan kaydetmez. İnternet bağlantısı gerektirir.

Rapor modülleri

İşletmenin farklı yönlerini gösteren raporlar menüde ayrı ayrı bulunur:

• Genel rapor: günün cirosu, kârı ve ödeme tipleri
• Grafikler / analitik: ciro ve kâr trendi, dönemsel karşılaştırma, Pareto (80/20), sepet analizi, yoğunluk ısı haritası
• Ürün ve kategori satış raporları
• Kullanıcı satış raporu: kasiyer bazlı net satış
• İade, kasa / vardiya ve şüpheli işlemler raporları
• Stok, depo stok, son kullanma (SKT) ve zayi raporları
• Alış faturaları, KDV ve gider raporları
• Şube karşılaştırma ve katalog raporu

Raporlarla karar almak: 3 örnek

1) Yoğunluk ısı haritası cumartesi 17.00–19.00 arasının en yoğun zaman dilimi olduğunu gösteriyorsa ikinci kasayı bu saatlerde açarsınız. 2) Pareto analizi cironun büyük kısmının birkaç yüz üründen geldiğini gösteriyorsa sayım ve sipariş önceliğini bu ürünlere verirsiniz. 3) Kategori raporu bir kategoride zararına satış uyarısı veriyorsa fiyatları güncelleyip fiyatı değişen ürünlerin etiketlerini toplu basarsınız.

Şüpheli işlemler raporu ise maliyet altı satış, elle fiyat değiştirme, iptal, yüksek iskonto ve mesai dışı işlemleri ayrı başlıklarda listeler; işlem defteri hangi kullanıcının hangi işlemi yaptığını kaydeder.

Dışa aktarma ve erişim

Raporlar Excel ve PDF olarak dışa aktarılabilir ve mali müşavirinizle paylaşılabilir. Rapor ekranlarını telefon ya da tablet tarayıcısından da açabilirsiniz; ayrı bir mobil uygulama gerekmez. Her rapor kullanıcı yetkisine bağlıdır, kasiyerin kâr raporlarını görmesini kapatabilirsiniz.

Gün sonunda bakılacak 5 rakam

Her raporu her gün incelemek gerekmez. Küçük bir işletme için gün sonunda şu beş rakam çoğu zaman yeterlidir:

• Net ciro: satışlardan iadeler düşüldükten sonra kalan tutar
• Brüt kâr ve kâr marjı: satış tutarı eksi satılan malın maliyeti
• Ödeme tipi dağılımı: nakit, kart, EFT ve veresiye payı
• Kasa farkı: vardiya kapanışında sayılan ile beklenen nakit arasındaki fark
• Günün veresiye toplamı ve yapılan tahsilat

Ay sonu analizi: adım adım

1) Dönemsel karşılaştırmada bu ayı geçen ayla kıyaslayın. 2) Pareto analiziyle cironun çoğunu getiren ürünleri belirleyin. 3) Kategori kâr marjı grafiğinde marjı düşen kategorileri bulun. 4) Zayi analiziyle en çok fire veren nedenleri ve ürünleri inceleyin. 5) Gider dağılımını ve brüt kâr trendini birlikte değerlendirin.

Bu adımları yapay zekâ asistanına doğal dille de sorabilirsiniz; örneğin “Bu ay geçen aya göre nasıl?” sorusu dönem karşılaştırmasını özetler. Asistanın yanıtları sizin verilerinize dayanır ama kararı her zaman rapor rakamlarıyla doğrulamanızı öneririz.

Kimler hangi raporu kullanır?

İşletme sahibi genellikle genel rapor, kâr trendi ve dönemsel karşılaştırmayla ilgilenir. Mağaza sorumlusu stok, SKT ve zayi raporlarıyla günlük operasyonu yönetir; kasa sorumlusu kasa / vardiya ve kullanıcı satış raporlarıyla kasa farklarını izler. Mali müşavir ise KDV raporu, alış faturaları ve gider raporunu ister.

Rapor yetkileri kullanıcı bazında verildiği için her çalışan yalnız işine yarayan raporu görür; kâr ve maliyet bilgisi yönetimde kalır.