Veresiye Nasıl Tahsil Edilir? Vade, Risk Limiti ve Hatırlatma

Tahsilat sorunu nerede başlar?

Veresiye alacaklarının büyük kısmı kötü niyetten değil, belirsizlikten tahsil edilemez. “Sonra öderim” denilerek yapılan satışta ne zaman ödeneceği konuşulmamışsa, müşteri de esnaf da borcu ertelemeye alışır. Bakiye büyüdükçe tek seferde ödenmesi zorlaşır, hatırlatmak da utandırıcı gelmeye başlar.

Bu yüzden tahsilatın üç ayağı vardır: satış anında net kurallar (vade ve limit), düzenli takip ve nazik ama tutarlı hatırlatma. Veresiye kayıtlarınız hâlâ kâğıttaysa önce veresiye defterini dijitale taşıma adımlarını uygulamanızı öneririz.

Adım 1: Vadeyi satış anında belirleyin

Vade, borcun ödenmesi beklenen tarihtir. Müşteriye ilk veresiyeyi verirken ödeme gününü birlikte belirleyin: “her ay sonu”, “maaş gününüz olan ayın 15’i” veya “iki hafta içinde” gibi. Bu tarihi müşterinin cari kartına yazın. Müşteri ödeme gününü kendisi söylediğinde verdiği sözü tutma olasılığı da artar.

Düzenli müşteriler için tek bir ortak vade (örneğin ay sonu) belirlemek takibi kolaylaştırır. Toptan satışta ise vade genellikle fatura bazında belirlenir; her faturanın kendi vade tarihi olur.

Adım 2: Her müşteriye bir risk limiti tanımlayın

Risk limiti, bir müşteriye en fazla ne kadar veresiye verileceğini gösteren tutardır. Limit olmadan borç fark edilmeden büyür; limit olduğunda ise konuşma, borç küçükken yapılır. Limiti belirlerken müşterinin ödeme geçmişini ve ortalama alışveriş tutarını esas alın:

AlbiPos’ta risk limiti müşterinin cari kartında tanımlanır. Kasada bu müşteriye veresiye satış yapılırken limit aşılıyorsa uyarı çıkar; kasiyer satışı tamamlamadan önce durumu görür. Böylece limit, kasiyerin hafızasına değil sisteme bağlı olur.

Adım 3: Gecikmeyi erken görün

Her hafta aynı gün gecikmiş alacak listesini açın ve alacakları gecikme süresine göre gruplayın. Bu gruplama, kime ne tür bir hatırlatma yapılacağını belirler:

• Vadesi bu hafta gelenler: Nazik bir ön hatırlatma yeterlidir.
• 1–30 gün gecikenler: Bakiye ve ekstre gönderilir.
• 31–60 gün gecikenler: Yüz yüze veya telefonla görüşülür, ödeme planı konuşulur.
• 60 günü aşanlar: Yeni veresiye durdurulur; ödeme planı yazılı hâle getirilir.

Gruplama, tahsilat için zaman ayırmanızı kolaylaştırır: haftada yarım saatlik bir kontrol, ay sonunda biriken büyük bir sorundan çok daha az yorucudur.

Adım 4: Kademeli ve nazik hatırlatma yapın

Hatırlatmanın amacı müşteriyi kaybetmeden alacağı tahsil etmektir. Bu yüzden ilk mesajlar bilgi verici, sonrakiler daha net olmalıdır. Aşağıdaki örnekler kendi üslubunuza göre uyarlanabilir:

Örneklerdeki isim, tutar ve tarihler temsilîdir. Mesajı kısa tutun, tutarı ve tarihi net yazın, işletmenizin adını ekleyin. Tehdit, aşağılama veya utandırma içeren ifadeler hem müşteri ilişkisini bitirir hem de hukuki risk doğurabilir.

Hatırlatma yaparken yasal ve etik kurallar

Müşterinize SMS veya e-posta ile hatırlatma gönderirken iki mevzuatı bilmeniz gerekir: 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’a dayanan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

• Borç hatırlatma için onay: Yönetmeliğin 6. maddesinin ikinci fıkrasına göre tahsilat ve borç hatırlatma gibi bildirimleri içeren iletiler için önceden onay alma zorunluluğu aranmaz ve bu iletiler için İYS üzerinden kontrol yapılmaz (md. 6/5).
• Tanıtım yasağı: Aynı fıkraya göre bu tür bildirimlerde herhangi bir mal veya hizmet özendirilemez ya da tanıtılamaz. Hatırlatma mesajına “bu hafta indirim var” gibi bir ek yaptığınız anda mesaj ticari elektronik ileti niteliği kazanır.
• Kampanya mesajları için İYS: Kampanya, indirim veya tanıtım mesajı göndermek istiyorsanız alıcıdan önceden onay almanız ve İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) kaydolmanız gerekir; İYS’de onayı bulunmayan alıcıya ticari elektronik ileti gönderilemez (Yönetmelik md. 5).
• Kişisel veriler: Müşterinin adı, telefonu ve borç bilgisi kişisel veridir. Bu bilgileri hangi amaçla işlediğinizi müşteriye açıklamanız (KVKK md. 10, aydınlatma yükümlülüğü) ve yalnızca bu amaçla kullanmanız gerekir.
• Mahremiyet: Borç bilgisini müşterinin yakınlarıyla, komşularıyla veya diğer müşterilerle paylaşmayın; borçlu listesini görünür bir yere asmayın.

Bu bilgiler genel bir çerçevedir. Toplu mesaj gönderimine başlamadan önce mesaj içeriklerinizi ve kişisel veri süreçlerinizi bir hukuk danışmanıyla gözden geçirmeniz önerilir.

Ödemeyi kolaylaştırın

Tahsilatı zorlaştıran şeylerden biri de ödeme seçeneklerinin azlığıdır. Kartla ödeme, havale ve kısmi ödeme kabul etmek; borcun tamamını tek seferde ödeyemeyen müşterinin hiç ödememesinden iyidir. Her tahsilattan sonra müşteriye güncel bakiyesini söyleyin veya ekstresini gönderin; düzenli bilgilendirme anlaşmazlıkları önler.

Uzun süredir ödenmeyen ve yukarıdaki adımlara rağmen tahsil edilemeyen alacaklar için yasal yollara başvurmadan önce bir avukata danışın. Alacakların zamanaşımı süreleri Türk Borçlar Kanunu’nda düzenlenmiştir; alacağı uzun süre takipsiz bırakmamak bu nedenle de önemlidir.

Haftalık tahsilat kontrol listesi

Her hafta aynı gün bu listeyi tamamlayın:

• Gecikmiş alacak listesini gecikme süresine göre gruplayın.
• Vadesi bu hafta gelen müşterilere ön hatırlatma gönderin.
• 30 günü aşan bakiyeler için ekstre paylaşın.
• 60 günü aşan müşteriler için yeni veresiyeyi durdurun ve ödeme planı konuşun.
• Risk limitine yaklaşan müşterileri not edin.
• Hatırlatma mesajlarınızda kampanya veya ürün tanıtımı olmadığını kontrol edin.

AlbiPos ile veresiye tahsilatı

AlbiPos’un veresiye ve cari takip özellikleri bu rehberdeki adımlara göre çalışır: müşterinin cari kartına vade ve risk limiti tanımlanır, risk limiti aşımında kasada uyarı çıkar, vadesi geçmiş alacaklar listelenir. Müşteri ve tedarikçi ekstreleri PDF veya Excel olarak alınabilir; bakiye ve vade hatırlatmaları toplu SMS ile gönderilebilir. Mesaj içeriğinin yalnızca bakiye ve vade bilgisinden oluşmasına dikkat etmek, yukarıda anlatılan kurallar gereği gönderenin sorumluluğundadır.