Çoklu Şube Stok Programı: Şubeler Arası Transfer ve Depo

Çoklu şubede en sık yaşanan sorunlar

İkinci şubeyi açan işletmeler genellikle aynı sorunlarla karşılaşır:

• Bir şubede tükenen ürün diğerinde stokta beklerken bunun bilinmemesi
• Telefonla yapılan mal transferlerinin kayda geçmemesi ve stokların tutmaması
• Her şubenin ayrı programla çalışması, merkezde toplu rapor alınamaması
• Şube çalışanının diğer şubenin ciro ve stoğunu görmesi
• Şubeye göre farklı fiyat uygulamanın zorluğu

Şube ve depo yapısı

AlbiPos'ta her lokasyon mağaza ya da depo olarak tanımlanır. Mağaza tipi lokasyon bir şubedir; kasası, satışı ve stoğu ayrı izlenir. Depo tipi lokasyon arka depo, merkez depo ya da araç deposu olabilir. Tek lokasyonlu işletmelerde şube seçicileri hiç görünmez; ikinci lokasyon eklendiğinde devreye girer.

Kasada satışın hangi depodan düşeceği seçilir; Excel'den ürün aktarırken başlangıç stoğunun hangi depoya yazılacağı belirlenebilir. Sayım da depo bazında yapılır.

Şubeler arası transfer: adım adım

1) Gönderen şube transfer fişi oluşturur: hedef şube, ürünler ve miktarlar seçilir. 2) Ürünler gönderen şubenin stoğundan düşer; stok eksiye düşürülerek transfer yapılamaz. 3) Transfer “yolda” durumunda bekler. 4) Hedef şubeye yetkili kullanıcı malı teslim alınca transferi kabul eder ve stok hedefe girer. 5) Yanlış gönderim iptal edilebilir; tüm transferler numaralı olarak geçmişte saklanır.

Merkez depodan birden fazla şubeye aynı anda mal göndermek için mal dağıtımı kullanılır: tek ekranda her şubeye düşecek miktar girilir. Bir hedefte stok yetmezse dağıtımın hiçbir kısmı uygulanmaz, yarım kalan transfer oluşmaz.

Şube fiyatı, yetki ve raporlar

Bir ürünün fiyatı şubeye göre farklı olabilir: AVM'deki şubede ya da merkez dışındaki dükkânda nakit, cari, POS ve EFT fiyatları ayrı tanımlanır. Kampanya varsa kampanya fiyatı önceliklidir, yoksa şube fiyatı, o da yoksa ürünün temel fiyatı uygulanır.

Kullanıcılar yalnız yetkili oldukları şubeleri görür; şube çalışanı diğer şubenin satış ve stoğuna erişemez. Merkezde ise depo stok raporu her lokasyonun miktar ve değerini, analitik ekranındaki şube karşılaştırma grafikleri şube bazlı net satışı gösterir. Kasa / vardiya kayıtları da şube bazında tutulur.

Kurulum: şubeler nasıl bağlanır?

Birden fazla şube için genellikle bulut kurulum önerilir: tüm şubelerin kasaları aynı uzak veritabanına bağlanır ve merkez her şubeyi anlık görür. Her şubenin Windows masaüstü kasası internet kesildiğinde çevrimdışı satışa devam eder ve bağlantı gelince eşitlenir. Kurulum yapısını şube sayınıza ve altyapınıza göre ekibimizle birlikte belirleriz.

Neleri yapmaz?

AlbiPos bayilik ya da franchise muhasebesi, şubeler arası otomatik cari mahsup veya otomatik ikmal siparişi oluşturmaz. Transfer ve dağıtım kararlarını stok raporlarına bakarak siz verirsiniz.

Örnek: üç şubeli bir market zinciri

Merkez depoya gelen mal, sabah mal dağıtımı ekranından üç şubeye paylaştırılır; her şube için ayrı transfer kaydı oluşur ve mallar yolda görünür. Şube müdürleri araç geldiğinde kendi transferlerini kabul eder, stok şubeye girer. Şube B'de biten bir ürün şube A'da fazlaysa A'dan B'ye ayrı bir transfer yapılır.

AVM'deki şubede bazı ürünlerin fiyatı daha yüksektir; bu ürünlere şube fiyatı tanımlanır. Akşam merkezdeki yönetici şube karşılaştırma grafiğinde üç şubenin net satışını, depo stok raporunda her lokasyonun stok değerini görür. Şube çalışanları ise yalnız kendi şubelerinin verisine erişir.

İkinci şubeyi açmadan önce

Çoklu şubeye geçişte şu hazırlıklar işleri kolaylaştırır:

• Ürün kartlarını ve barkodları tek merkezde temizleyin, mükerrer ürün bırakmayın
• Her şube için mağaza tipinde lokasyon ve şube kodu belirleyin
• Kullanıcıları şubelere göre yetkilendirin
• Transferi kimin gönderip kimin kabul edeceğini netleştirin
• Kurulum tipini (bulut ya da lokal) şube sayısına göre seçin