Yazarkasa POS mu, Barkod Sistemi mi? Farkları ve Birlikte Kullanımı
Yazarkasa POS ve barkodlu satış programı birbirinin alternatifi değil, tamamlayıcısıdır. Yazarkasa POS (yeni nesil ödeme kaydedici cihaz, ÖKC) mali fişi düzenler ve kartla ödemeyi alır; barkodlu satış programı ise ürünü tanır, stoğu düşer, veresiyeyi ve raporları yönetir. Entegrasyonla satış programda bir kez yapılır, tutar yazarkasaya otomatik aktarılır.
Son güncelleme:
Kavramlar: ÖKC, yazarkasa POS ve barkod sistemi
ÖKC (ödeme kaydedici cihaz), halk arasında yazarkasa olarak bilinen ve satışları mali hafızasına kaydeden cihazdır. Bugün kullanılan cihazlar yeni nesil ÖKC'lerdir; satış bilgilerini Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine iletirler. Kart okuyucusu da bulunan modellere EFT-POS özellikli yeni nesil ÖKC ya da kısaca yazarkasa POS denir.
Barkod sistemi ise tek bir cihaz değil, bir düzendir: barkod okuyucu, ürünleri, fiyatları ve stoğu tutan satış programı ve gerekirse etiket yazıcısı ile terazi. Barkod okuyucu ürünü tanır; asıl işi satış programı yapar.
Yasal çerçeve: mali fiş ve ÖKC yükümlülüğü
GİB'in yeni nesil ÖKC sık sorulan sorular sayfasına göre, 3100 sayılı Kanun kapsamında birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, fatura verme zorunluluğu bulunmayan perakende mal ve hizmet satışlarında ÖKC kullanmakla yükümlüdür. Aynı kaynak, EFT-POS özellikli yeni nesil ÖKC'lerde yazarkasa ve POS bölümlerinin birlikte kullanılmasının zorunlu olduğunu belirtir.
GİB, ÖKC'lerin harici satış yazılımlarıyla bağlantılı çalışmasını da düzenlemiştir: bağlantı, GMP-3 adlı dokümanda tanımlanan iletişim protokolüne göre kurulmalıdır. Restoran ve benzeri işletmeler için yayımlanan kurallarda ise harici yazılımla yapılan her satış veya tahsilatın yazarkasada ÖKC fişine dönüştürülmesi şart koşulur. Satış programının yazdırdığı bilgi fişi tek başına mali belge değildir.
Aynı sayfada, tüm satışlarına e-fatura ve/veya e-arşiv fatura düzenleyen mükelleflerin belirli koşullarla ÖKC kullanımından muaf tutulabileceği de belirtilir. Yükümlülükler ve muafiyetler işletmenin faaliyetine göre değiştiğinden, kendi durumunuz için mali müşavirinizin görüşünü alın.
Yazarkasa POS tek başına neyi yapar, neyi yapamaz?
Yazarkasa POS mali fişi basar, kartla ödemeyi alır, gün sonunda Z raporunu üretir ve satışları departman bazında toplar. Bazı modellerde sınırlı sayıda ürün tanımlanabilir. Ancak cihaz stok, maliyet, cari hesap ve kâr takibi için tasarlanmamıştır: hangi üründen kaç adet kaldığını, hangi müşterinin borcu olduğunu ya da hangi kategorinin kâr ettirdiğini göstermez.
Barkodlu satış programı tek başına neyi yapar, neyi yapamaz?
Barkodlu satış programı ürünü saniyeler içinde tanır, fiyatı ve KDV oranını getirir, satışta stoğu düşer, veresiyeyi cari hesaba işler ve ayrıntılı rapor üretir. Fakat perakende satışta mali belge düzenlemek için ÖKC'ye (ya da koşulları sağlanıyorsa e-arşiv faturaya) ve kartla tahsilat için bir POS'a ihtiyaç duyar.
Entegrasyon: ikisini birlikte çalıştırmak
Entegre bir kasada kasiyer ürünleri satış programında barkodla okutur ve ödeme tipini seçer; program tutarı yazarkasaya gönderir, müşteri kartını yazarkasa POS'una okutur ve mali fiş basılır. Satış, stok düşümü ve mali kayıt tek işlemde tamamlanır.
Entegrasyonsuz kasada ise aynı tutar iki kez girilir: önce programa, sonra yazarkasaya. Bu hem kasayı yavaşlatır hem de yanlış tuşlanan tutarlar yüzünden gün sonunda program raporu ile Z raporu arasında fark doğurur. Entegrasyonun mümkün olup olmadığı, yazarkasanın marka ve modeline ve satış programının bu cihazı desteklemesine bağlıdır.
Hangi işletme hangi düzeni kurmalı?
Genel eğilimler şöyledir; kesin karar için ürün sayınızı, işlem hacminizi ve mali yükümlülüklerinizi birlikte değerlendirin:
- Az ürünlü küçük büfe: yazarkasa POS ile başlanabilir; veresiye ve stok takibi gerektiğinde satış programı eklenir.
- Market, bakkal, şarküteri: barkodlu satış programı ve entegre yazarkasa POS birlikte.
- Toptancı ve dağıtım: fatura ağırlıklı çalıştığı için e-fatura/e-arşiv ve cari takibi öne çıkar; perakende satış varsa ÖKC yükümlülüğü ayrıca değerlendirilir.
- Hırdavat ve yapı market: çok sayıda ürün ve kısmi veresiye nedeniyle satış programı ve entegrasyon birlikte.
| Kriter | Yazarkasa POS (YN ÖKC) | Barkodlu satış programı | Entegre kurulum |
|---|---|---|---|
| Mali fiş | Düzenler | Tek başına düzenlemez | Düzenler |
| Kartla tahsilat | EFT-POS özellikli modellerde | POS cihazı gerekir | Yazarkasa POS üzerinden |
| Barkodla ürün tanıma | Sınırlı | Var | Var |
| Stok takibi | Yok veya çok sınırlı | Satışta otomatik | Satışta otomatik |
| Veresiye ve cari | Yok | Var | Var |
| Raporlar | Z raporu, departman toplamları | Ürün, kategori, kâr | Ürün, kategori, kâr + Z raporu |
| Tutar girişi | Kasiyer tuşlar | Barkodla programa | Bir kez; yazarkasaya otomatik |
| Gün sonu uyumu | — | Z raporuyla elle eşleştirilir | Otomatik eşleşir |
Karar kontrol listesi
Kasa düzeninizi kurmadan veya değiştirmeden önce şu soruları yanıtlayın:
- ÖKC kullanma yükümlülüğünüz var mı, yoksa tüm satışlarınızı e-belgeyle mi belgeliyorsunuz? (mali müşavirinize teyit ettirin)
- Mevcut yazarkasa POS'unuzun marka ve modeli satış programıyla entegrasyonu destekliyor mu?
- Kaç ürününüz var ve ürünlerin çoğu barkodlu mu?
- Veresiye satış yapıyor musunuz, müşteri bazında bakiye takibi gerekiyor mu?
- Kaç kasanız var ve yoğun saatte kasa hızı ne kadar önemli?
- Tartılı ürün satıyor musunuz; terazi ve etiket yazıcısı gerekiyor mu?
- Gün sonunda program raporu ile Z raporunu kim, nasıl karşılaştıracak?
AlbiPos bu düzende nerede durur?
AlbiPos barkodlu satış programı tarafındadır: ürün barkodla okutulur, satışta stok otomatik düşer, veresiye cari hesaba işlenir. Yazarkasa entegrasyonu sayesinde satış tutarı desteklenen yazarkasa POS cihazına aktarılır; e-fatura ve e-arşiv de aynı veriden düzenlenir. Entegrasyon desteği cihaz modeline göre değiştiği için yazarkasanızın marka ve modelini ileterek uyumluluğu teyit edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Barkod sistemi kullanırsam yazarkasaya gerek kalır mı?
Genellikle hayır, yazarkasa yine gerekir. Barkod sistemi ürünü tanır ve stoğu yönetir; perakende satışta mali belge ÖKC fişi veya faturadır. Tüm satışlarını e-fatura/e-arşivle belgeleyenler için GİB belirli koşullarda muafiyet tanır; durumunuzu mali müşavirinize danışın.
Satış programının yazdırdığı fiş mali fiş yerine geçer mi?
Hayır. Satış programının bilgi fişi tek başına mali belge değildir. Mali belge, ÖKC'den çıkan fiş ya da koşulları sağlanıyorsa e-arşiv faturadır.
Yazarkasa POS ile barkod okuyucu birlikte kullanılabilir mi?
Evet. En verimli düzen, barkod okuyucunun satış programına bağlı olduğu ve programın tutarı yazarkasa POS'a otomatik gönderdiği entegre kurulumdur.
Entegrasyon için yeni yazarkasa almam gerekir mi?
Her zaman değil. Mevcut yeni nesil yazarkasanız ve satış programınız entegrasyonu destekliyorsa yeni cihaz gerekmez. Satın almadan önce modelinizin desteklendiğini yazılı olarak teyit edin.
Entegrasyon gün sonu farklarını nasıl önler?
Tutar programdan yazarkasaya otomatik aktarıldığı için kasiyer tutarı ikinci kez tuşlamaz. Böylece yanlış tuşlama kaynaklı farklar oluşmaz ve program raporu Z raporuyla eşleşir.
EFT-POS özellikli yazarkasanın sadece POS kısmını kullanabilir miyim?
GİB'in açıklamasına göre EFT-POS özellikli yeni nesil ÖKC'lerde yazarkasa ve POS bölümlerinin birlikte kullanılması zorunludur; POS kısmı tek başına kullanılamaz.
Kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı – Yeni Nesil ÖKC Sık Sorulan Sorular (erişim: )
- Gelir İdaresi Başkanlığı – Yeni Nesil ÖKC mevzuatı (erişim: )
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; vergi ve mevzuat konularında kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.